Jak uporządkować przejazdy całej floty
Planowanie pracy kierowców staje się trudne, gdy każdego dnia trzeba połączyć wiele adresów, różne godziny dostępności odbiorców, ograniczenia pojazdów i czas pracy zespołu. Ręczne układanie kolejności punktów może działać przy kilku zleceniach, ale wraz ze wzrostem skali szybko pojawiają się dłuższe przejazdy, nierówny podział pracy i wizyty, których nie da się zrealizować w założonym terminie. Dlatego dobry plan powinien uwzględniać nie tylko odległość, lecz także realne warunki wykonania całego dnia.
Trasa to więcej niż kolejność adresów
Najkrótsza droga pomiędzy punktami nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem operacyjnym. Kierowca może dotrzeć do klienta przed otwarciem, przekroczyć dostępny czas pracy albo otrzymać zlecenie niedopasowane do ładowności samochodu. Znaczenie ma również czas obsługi na miejscu, priorytet dostawy oraz to, czy określony punkt powinien zostać przypisany do konkretnej bazy, pojazdu lub cechy wyposażenia.
System MapGO pozwala tworzyć projekty obejmujące zestaw tras na dany dzień. Do programu można zaimportować adresy klientów, a następnie określić parametry pojazdów i kierowców. Algorytm analizuje możliwe kombinacje i przygotowuje taki podział punktów, aby dostępny zespół mógł obsłużyć możliwie wiele zleceń przy możliwie małej łącznej długości przejazdów.
Ograniczenia, które zmieniają plan dnia
W praktyce szczególnie ważne są okna czasowe. Jeżeli odbiorca przyjmuje dostawy tylko w określonych godzinach, kolejność wizyt musi zostać ułożona tak, aby kierowca dotarł w odpowiednim momencie. Plan uwzględniający wyłącznie kilometry może wyglądać poprawnie na mapie, ale nie sprawdzi się podczas realizacji.
Podobnie działa obsługa ładowności. Pojazdy mogą różnić się możliwościami przewozowymi, a poszczególne punkty mogą wymagać określonej masy, objętości lub liczby sztuk. MapGO umożliwia korzystanie z trzech wymiarów ładowności, dzięki czemu przydział zleceń może odpowiadać rzeczywistemu zapotrzebowaniu i ograniczeniom floty.
Istotne są też zależności pomiędzy punktem a bazą, pojazdem lub jego cechą. Zlecenie wymagające chłodni albo windy powinno trafić do odpowiednio wyposażonego samochodu. Z kolei punkty należące do konkretnego rejonu mogą zostać przypisane kierowcom obsługującym właśnie ten obszar. Takie reguły pomagają uniknąć sytuacji, w której matematycznie krótka trasa okazuje się niemożliwa do wykonania.
Automatyczny podział pracy bez utraty kontroli
Przy większej liczbie zleceń optymalizacja tras pozwala przejść od ręcznego przesuwania punktów na mapie do planowania opartego na konkretnych parametrach. Użytkownik nadal decyduje, jakie pojazdy i osoby są dostępne, które wizyty mają wysoki priorytet oraz czy system powinien wykorzystać całą flotę, czy ograniczyć liczbę potrzebnych pojazdów.
Program pozwala również rysować na mapie obszary pracy w formie wielokątów lub kół. Do każdego rejonu można przypisać kierowców, a punkty znajdujące się w jego granicach uwzględniać podczas tworzenia planu. Jest to przydatne tam, gdzie firma dzieli teren według oddziałów, zespołów serwisowych, regionów handlowych albo stałych stref dostaw.
Nie każde zlecenie da się zmieścić w planie. Przyczyną może być zbyt duża odległość od bazy, wąskie okno czasowe, brak miejsca w pojeździe albo ograniczony czas pracy kierowcy. MapGO wskazuje punkty nieobsłużone, dzięki czemu planista widzi, które wizyty wymagają ręcznej decyzji, przesunięcia na kolejny dzień lub świadomego przekroczenia jednego z ograniczeń.
Plan w telefonie i bieżąca realizacja
Po zatwierdzeniu harmonogramu gotowe trasy można przesłać kierowcom na urządzenia mobilne. Kierowca otrzymuje przypisane punkty i może otworzyć przejazd w nawigacji Google Maps. Ogranicza to konieczność przekazywania kolejności adresów przez telefon lub w osobnych plikach, a jednocześnie ułatwia rozpoczęcie pracy zgodnie z przygotowanym projektem.
Po zalogowaniu kierowcy do aplikacji mobilnej osoba zarządzająca może obserwować jego pozycję. Funkcja śledzenia statusów pokazuje również, czy zlecenie jest nierozpoczęte, wykonane, niewykonane lub odrzucone. Taki podgląd pomaga reagować na dodatkowe zadania pojawiające się w ciągu dnia i ocenić, czy plan jest realizowany zgodnie z założeniami.
Koszty i dane potrzebne do kolejnych decyzji
Dobrze zaplanowany przejazd powinien być oceniany nie tylko przez liczbę kilometrów. MapGO umożliwia uwzględnienie kosztów paliwa, opłat drogowych, pracy kierowcy oraz innych kosztów przypisanych do pojazdu. Informacje są dostępne już na etapie projektu, co pozwala porównywać warianty przed wysłaniem tras do zespołu.
Dla projektu oraz pojedynczej trasy można wygenerować raport w pliku XLSX. Zawiera on między innymi dane o punktach, godzinach przyjazdu i odjazdu, czasie obsługi, kilometrażu oraz kosztach. Raporty mogą wspierać rozliczenia, analizę wykonania zleceń i planowanie kolejnych dni na podstawie danych zamiast intuicji.
W firmach korzystających z systemów TMS, CRM lub ERP istotna może być integracja. Punkty przejazdu mogą zostać przekazane do MapGO, gdzie są układane w odpowiedniej kolejności, a gotowy wynik wraca do używanego środowiska. Dzięki temu narzędzie może rozszerzyć istniejący proces bez konieczności ręcznego przepisywania danych pomiędzy systemami.
Uporządkowane planowanie floty polega więc na połączeniu kilku elementów: adresów, czasu, możliwości pojazdów, priorytetów, rejonów i kosztów. Dopiero ich wspólna analiza pozwala stworzyć harmonogram, który jest nie tylko krótki na mapie, ale także możliwy do wykonania przez konkretnych kierowców w rzeczywistych warunkach pracy.
